Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании Юлия Меркулова Автор статьи Практикующий юрист с 2012 года

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.

Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон.

Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Обратите внимание!

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно.

Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату.

Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо

На счетах-фактурах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки.

Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.

Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Юридическая сила факсимиле

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:

  • используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);
  • при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;
  • в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.

Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:

  • доверенность;
  • платежные документы;
  • бумаги первичного бухучета;
  • факсимиле на товарной накладной;
  • иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;
  • направляемые в государственные органы письма.

Обратите внимание!

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии.

Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа.

Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.

Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

На каких документах можно ставить факсимильную подпись?

Клише-печать руководителя можно использовать в следующих случаях

  • на страховых и медицинских полисах;
  • почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
  • служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
  • патентах;
  • свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.

К первичным документам законодательство применяет жесткое требование. Использование факсимильной печати на бухгалтерских и других финансовых отчетах, передаваемых в государственные контролирующие структуры, недопустимо. Все первичные документы должны быть заверены собственноручными подписями ответственных лиц.

Для слабовидящих граждан с инвалидностью по зрению сделано исключение. Они имеют право ставить факсимильную печать вместо обычной подписи при совершении банковских операций с наличными, покупая валюту и открывая вклад. В этом случае сотрудник финансовой организации вправе попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное подтверждение правомерности совершения действий.

Когда нельзя использовать печать?

Принятые правовые и нормативные акты запрещают использовать оттиск подписи руководителя в следующих случаях:

  • на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
  • на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
  • на трудовых книжках, договорах, приказах;
  • в кассовой книге и на расходных ордерах.

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Как создать оттиск подписи руководителя

Для того чтобы сделать факсимильную печать, следует выполнить три действия:

  1. Отсканировать подпись руководителя или ответственного лица.
  2. Заказать клише в специализированной компании, у которой есть соответствующая сертификация.
  3. Выбрать вид оснастки и материал изготовления.

Производство факсимильной печати обычно не вызывает серьезных сложностей, кроме технических тонкостей, которые могут возникнуть в ходе выполнения заказа.

Использование штампа, подтверждающего собственноручную подпись руководителя, значительно облегчает работу бухгалтера и ускоряет документооборот в компании.

Чтобы избежать проблем с законом, следует зафиксировать в договоре правомерность использования факсимильной печати.

В нем рекомендуется добавить пункт о том, что оттиски будут считаться аналогами собственноручных подписей ответственных сторон.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Оформи сделку с помощью факсимиле без ущерба для компании

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий»*(1).

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись.

Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны.

Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон*(2).

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора.

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

Читайте также:  Займ или неосновательное обогащение: судебная практика наших

Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств*(3).

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынести решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным*(4).

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя*(5).

Согласно законодательству о бухгалтерском учете*(6) первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц.

Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия*(7). Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений.

Например, в одном из них*(8) судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия).

Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется*(9).

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи*(10). Однако действие закона об электронной подписи*(11) не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле*(12).

Примечание. Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц.

Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах.

Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности)*(13). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету*(14).

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов-фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения.

Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-факсимиле.

Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т.ч. на счетах-фактурах) было предусмотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен*(15).

Но недавно Президиум ВАС*(16) поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не предусматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

Подобной нормы не содержит и Закон N 129-ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам.

Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым.

Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Примечание. Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах.

Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33

Применение факсимиле

Можно:

  • по соглашению сторон использовать факсимиле в гражданско-правовых сделках
  • применять факсимиле в текущей деловой переписке

   Нужно:

  • регламентировать порядок использования факсимиле вместо подписи (в отдельном соглашении или в основном договоре)
  • указать перечень документов, которые могут
  • подписываться с помощью факсимиле

             Нельзя:

  • применять факсимиле при выдаче доверенностей, подписании платежных и других документов, имеющих финансовые последствия
  • использовать факсимиле на счетах-фактурах.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.

В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

  • в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
  • как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
  • как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
  • какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке.

В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей.

Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний.

Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей.

Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Читайте также:  Как созвать общее собрание, если повестка — увольнение директора

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п.

 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки2 и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

  • законом,
  • иным правовым актом,
  • соглашением сторон.

Фрагмент документа

Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следует помнить, что в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основываются на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Когда использование факсимиле предусмотрено законом

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи.

Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством.

При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

  • Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.
  • Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:
  • – незаключенным3 или
  • – недействительным по причине несоблюдения формы договора4.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

  • подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
  • либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

  • как отдельный документ (Пример 4) или
  • включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Пример 1. Фрагмент текста основного рамочного договора, который подписывается руководителями организаций собственноручно, а все дополнительные соглашения, спецификации к указанному договору далее планируется подписывать факсимильными подписями других ТОП-менеджеров этих организаций. Данные договоренности фиксируются в самом договоре (с собственноручными подписями сторон)

Если компания планирует работать с контрагентом в рамках нескольких договоров, то соглашение об использовании факсимиле можно составить не для конкретного договора, а сразу для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом, в случае необходимости подписания их факсимиле.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

А что будет, если заранее оформить соглашение не успели? Или, еще один возможный вариант: прочитали эту статью, и поняли, что используемые вовсю факсимиле должным образом не легитимизированы. Ведь не хочется сидеть молча и дожидаться, пока не грянет как гром проблема наподобие этой:

Судебная практика. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09 по делу № А51-10436/2008-23-225

Высший Арбитражный Суд РФ отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.

Не является нарушением подписание сторонами отдельного соглашения об использовании факсимиле уже после заключения основного договора, если на это не было возражений сторон.

Судебная практика. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.01.2007 по делу № А51-8443/2006-16-253

Суд обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже, что называется, «потом», т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору, и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.

Если уж вы рискуете подписывать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, на котором оно проставлено (когда это единственная возможность легализации факсимиле после его обнаружения на договоре), то чтобы обезопасить себя, прямо укажите в соглашении:

  • что оно распространяется на отношения сторон, возникшие до его заключения, начиная с конкретной даты (даты заключения «проблемного» договора), и
  • укажите реквизиты договора, на котором уже красуется факсимиле (такая возможность предусмотрена п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Пример 2. Формулировка в соглашении об использовании факсимиле, которая легализует факсимиле на ранее подписанном сторонами договоре

Стороны договорились, что действие Соглашения в соответствии с п. 2 ст. 425 ГК РФ распространяется на их отношения, возникшие с даты заключения договора поставки лекарственных средств от 12.12.2020 № 34/342ОС.

И хотя редкая судебная практика подтверждает возможность подписания соглашения после подписания договора (как в Примере 2), не рекомендуем ориентироваться на нее в своей работе.

Итак, на вопрос, можно ли подписать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, отвечаем так: не нужно рисковать! Но если уж попали в такую ситуацию, то «прикройте проблему тем, чем сможете».

Что делать, если оферта или акцепт договора выполнены факсимильной подписью, не предусмотренной соглашением сторон?

Кратко напомним, что процесс заключения договора складывается из двух этапов: оферты и акцепта. Оферта – предложение заключить сделку, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу (лицам).

Оферта может быть сделана в виде письма. Если ваша компания первой подписала договор и направила его контрагенту, то это тоже означает, что вы направили оферту. Контрагент, получив договор, подписывает его со своей стороны, т.е.

совершает акцепт – ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Если вы получили акцепт своего предложения о заключении договора с контрагентом на определенных условиях, или контрагент вам прислал оферту, то следует внимательно посмотреть, какая подпись стоит в этих документах: собственноручная или факсимильная.

При отсутствии соглашения об использовании факсимиле с указанным контрагентом следует срочно направить ему письмо о том, что вы не согласны с таким способом подписания договора из-за нарушения требований ст. 160 ГК РФ.

И, конечно, постарайтесь не совершать никаких конклюдентных действий, пока не получите должным образом подписанный документ.

Читайте также:  Конституционный суд запретил требовать долги бессрочно

Когда оферт рассылается много, то частенько подписываются факсимиле, на акцептах они встречаются реже.

Уверена, что с такой ситуацией встречались многие читатели, нередко просто закрывая глаза на «случайно» обнаруженные факсимильные подписи. Но анализ судебной практики заставляет относиться к таким «случайностям» более внимательно, т.к.

 своевременное информирование контрагента об обнаруженной факсимильной подписи может в суде перевесить чашу весов в вашу пользу.

Судебная практика. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 № 08АП-11607/12

ООО «Топливные ресурсы» (истец) заявил:

  • о ненадлежащем исполнении ОАО «Пурдорспецстрой» (ответчик) обязательств по оплате товара, полученного по договору от 01.12.2009 № П-04-12/09НП, заключенному с ООО «Цезий»;

Факсимиле: как регламентировать использование

С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?

В каком документе закрепить порядок использования факсимиле

Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.

Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном нормативном правовом акте организации (далее — ЛНПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.

На заметку
ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций .

  • Что предусмотреть в ЛНПА
  • Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.
  • Как организовать учет факсимиле

По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.

Пример формулировки:
«Учет факсимиле подписей должностных лиц ООО «Заря» ведется в Журнале учета факсимиле подписей по следующей форме:

Журнал учета факсимиле подписей
N п/п Наименование факсимиле Оттиск факсимиле Должность, фамилия, инициалы лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле Отметка об уничтожении факсимиле
  1. Ведет учет факсимиле подписей должностных лиц секретарь ____________ (фамилия, инициалы)».
  2. Журнал учета факсимиле подписей должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, которое отвечает за его заполнение, например секретариата, бухгалтерии .
  3. Где хранится факсимиле

Целесообразно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф.

  • Примеры формулировок:
  • «Местом хранения факсимиле директора ООО «Заря» определить сейф в кабинете главного бухгалтера».
  • «Факсимиле директора ООО «Заря» хранится в запираемом шкафу в канцелярии организации».
  • Кто обеспечивает сохранность факсимиле

Полагаем, ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица.

Пример формулировки:

«Назначить лицом, ответственным за сохранность факсимиле директора главного бухгалтера ___________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия главного бухгалтера (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.п.) обеспечение сохранности факсимиле возлагается на бухгалтера __________ (фамилия, инициалы)».

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за сохранность факсимиле директора, обязано не допускать:
— хранения факсимиле в неустановленном месте (на столе, в незапертом ящике стола и т.п.);
— доступа других работников к месту хранения факсимиле;
— передачи ключей от места хранения другим сотрудникам».

Кто вправе проставлять факсимиле

Это может быть как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько. Полагаем, наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников.

Это позволит избежать передачи клише разным работникам из разных подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования.

Желательно также предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле.

Примеры формулировок:

«Предоставить право проставлять на документах факсимиле подписи директора ООО «Заря» бухгалтеру __________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия бухгалтера __________ (фамилия, инициалы) в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, командировкой и т.п. право проставлять факсимиле подписи директора предоставляется секретарю __________ (фамилия, инициалы)».

«Проставлять на документах факсимиле подписи руководителя вправе главный бухгалтер __________ (фамилия, инициалы). В случае временного отсутствия главного бухгалтера на работе проставлять факсимиле подписи вправе непосредственно руководитель».

На каких документах разрешено проставлять факсимиле

При разработке перечня таких документов следует учитывать требования законодательства. Так, использовать факсимиле вместо собственноручной подписи при совершении сделок можно, если об этом есть соглашение сторон .

Обратите внимание!
С 01.02.2019 поставить на договоре оттиск факсимиле при подписании договора можно будет, если нет соглашения о его неприменении .

По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Примеры формулировок:

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма;
— поздравительных открытках и письмах;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах.

Проставлять факсимиле подписи директора на других документах запрещено».

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— поздравительных открытках и письмах.

Проставление факсимиле подписи заместителя директора допускается:
— на договорах поставки на сумму не более 20 000 бел. руб., дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах».

  1. Как действовать в случае утраты факсимиле
  2. По нашему мнению, в этом разделе ЛНПА нужно регламентировать действия работников при обнаружении, что факсимиле похищено или утеряно.
  3. Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за хранение факсимиле, обязано немедленно сообщить директору (при его отсутствии — заместителю директора) об утрате факсимиле. Директор (заместитель директора) принимает решение об обращении в правоохранительные органы и/или проведении внутреннего расследования. Для проведения внутреннего расследования может быть создана комиссия».

Если факсимиле утеряно или похищено, целесообразно обратиться в правоохранительные органы. Это поможет доказать факт незаконного использования факсимиле, например для подделки договоров от имени организации. По такому пути идет и судебная практика.

Судебная практика

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.

Постановление судебной коллегии по экономическим делам
Верховного Суда Республики Беларусь от 23.08.2016(дело N 195-13/2015М/660А/914К)

Как уничтожается факсимиле

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.

На заметку
Полагаем, при увольнении должностного лица факсимиле его подписи можно не уничтожать, а реализовать этому лицу.

Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав можно утвердить приказом руководителя. Комиссия проведет уничтожение факсимиле и составит об этом акт.

Пример формулировки:

«Пришедшее в негодность факсимиле, а также факсимиле уволенных работников подлежат уничтожению путем измельчения. Уничтожение факсимиле проводит комиссия, назначенная для этого приказом директора. Об уничтожении факсимиле комиссия составляет акт, который должен быть подписан членами комиссии и представлен для утверждения директором организации.

  • В акте на уничтожение факсимиле должно быть указано:
    — наименование факсимиле и его регистрационный номер по журналу учета факсимиле;
    — оттиск уничтожаемого факсимиле;
    — основание уничтожения;
    — способ, время и место уничтожения».
  • Дополнительно организация вправе урегулировать в ЛНПА и другие вопросы, например:
    — установить порядок изготовления факсимиле;
  • — определить список должностных лиц, факсимиле подписи которых могут быть использованы на документах.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *